Geschäftsreisen
1. Vorbereitung: Eine gründliche Vorbereitung ist bei einer Geschäftsreise sehr wichtig. Es gibt viele Sachen die man beachten muss und deswegen sollte man gründlich planen und einen gut durchdachten Reiseplan anfertigen: Reiseplan anfertigen
Der Reiseplan enthält
- alle Verkehrsverbindungen - Abfahrts- und Ankunftszeiten von Bahn oder Flugzeug - wahrzunehmende Termine (Besprechungen, Tagungen usw.) - Anschriften der Geschäftspartner, Tagungsstätten, Hotel - Grund einer Besprechung - Vermerke über Unterlagen und Anlagen Fragen zur Vorbereitung der Geschäftsreise
Ø Wer verreist? Ø Wohin geht die Reise (Zielort, Inland, Ausland)? Ø Welcher Reisetermin ist vorgesehen? Ø Wie lange dauert die Reise (Abreise, Rückkehr)? Ø Warum soll die Reise durchgeführt werden? Ø Welche Verkehrsmittel kommen infrage? Ø Welche Gesprächspartner sollen besucht werden? 2.Reiseunterlagen Folgende Reiseunterlagen sollten übersichtlich und systematisch geordnet zusammengestellt werden (verschiedenfarbige Mappen oder Sichthüllen): Ø Reiseplan (Reiseroute und Termine) Ø Besprechungsunterlagen (Korrespondenz, Prospekte, Ø Tagungsprogramm Ø Autokarten, Wegbeschreibung, Stadtpläne, Reiseführer, Ø Persönliche Unterlagen (Ausweis, Führerschein, Krankenschein, Kreditkarten, Visitenkarten, Reisepass usw) Ø Hotelbestätigung, sonstige Reservierungsunterlagen Ø Flugticket und oder Fahrschein usw. Ø Büromaterialien (Laptop, Handy, Diktiergerät, Die Reiseroute sollte in einem Reiseplan festgehalten sein. Je umfangreicher und aufwendiger eine Reise ist, umso wichtiger ist ein ausführlicher Reiseplan, aus dem sämtliche Termine und Besonderheiten zu entnehmen sind. 3.Bestes verkehrsmittel: Bei der Wahl des geeigneten Verkehrsmittels sollten folgende Punkte beachtet werden: Ø Reiseziel (Entfernung) Ø Anzahl der Personen Ø Zeitaufwand Ø Sicherheit (Jahreszeit, Witterung, Straßenverhältnisse) Ø Abfahrts- und Zielort Ø Kosten (für alle Personen insgesamt Ø Zuverlässigkeit und Schnelligkeit der Verkehrsmittel Ø Persönliche Vorlieben Ø Art und Zweck der Reise Ø Stressfrei Ø Umfang des Gepäcks und der Unterlagen Ø Ökologische Gesichtspunkte 4. Welche Zugarten gibt es: Reisen mit der Bahn
Man kann heute davon ausgehen dass das Reisen per Bahn eine echte Alternative zum Pkw darstellt. Züge der Deutschen Bahn AG Züge im Fernverkehr Ø InterCityExpress (ICE) Ø ICE-Sprinter Ø InterCity (IC) Ø EuroCity (EC) Ø InterRegio (IR) Ø Schnellzug (D) InterCityExpress ICE
- seit 1991 - bis zu 250 km/h - Bordrestaurant, Kartentelefon, Klimaanlage, verstellbare Sitze, Konferenzraum mit Funktelefon, Telefax, Kopierer, Steckdosen für Laptops - eigene Telefonnummer, unter der jeder Fahrgast angerufen werden kann ICE-Sprinter
- hauptsächlich für Geschäftsleute (Frankfurt – München) - nur 1 Zwischenstopp in Mannheim - Abfahrt Montag – Freitag 6:30 Uhr, Ankunft 9:45 Uhr - beinhaltet Frühstück und bekannte Tageszeitungen Intercity
- Durchschnittsgeschwindigkeit 130 km/h - Stundentakt - ca. 200 IC-Züge verkehren täglich zwischen ca. 100 Städten - komfortabel, gepolsterte Sessel, Klimaanlage, Bordrestaurant, Telefon Eurocity
- Ausstattung wie IC - verbindet europäische Großstädte InterRegio IR
- nur innerhalb regionaler Gebiete - Zubringer zu ICE-, IC- und EC-Bahnhöfe - 2-Stunden-Takt - Höchstgeschwindigkeit bis zu 200 km/h - Bistro-Café (Getränke, kleiner Imbiss) Züge im Nahverkehr Ø RegionalExpress (RE) Ø Regionalbahn (RB) Ø StadtExpress (SE) Ø Stadtbahn (S) Nachtreisezüge Ø InterCityNight (ICN) Ø CityNightLiner (CNL) InterCityNight - Hotelzug Berlin – München, Hamburg – München, - Comfort Schlafwagen (Abteil mit 2 Betten, Dusche, WC) - Comfort Liegewagen - Comfort Sitzwagen - Frühstück - Mitnahme von Auto, Motorrad, Fahrrad gegen Aufpreis - Reservierung erforderlich CityNightLiner - Doppelstock-Hotelzüge Dortmund – Wien, - DeLuxe (Kabinen im Oberstock, Ein- oder Zweibettabteil mit Bad, Dusche, Waschbecken, WC - Comfort (2-Bett-Abteil mit Waschmöglichkeit) - Economy (Kabinen mit 2 bis 4 Betten und Waschgelegenheit - Abteil mit Ruhesesseln - Frühstück - Reservierung erforderlich 5. Vergünstigungen für Reisende Sonstige Angebote und Vergünstigungen
BahnCard Ø BahnCard personengebunden mit Lichtbild Ø 50 % Ermäßigung Ø 1 Jahr Gültigkeit Ø Zusatzfunktion als VISA-Kredit- oder Guthabenkarte Netzkarte Ø Persönliche Jahres- und Monatskarte Ø übertragbare Jahresnetzkarte Ø geeignet für Vielfahrer Großkundenabonnement (GKA) Ø für Mitarbeiter von Unternehmen, Behörden, Verbänden usw. Ø Rabatt Ø Euro-GKA für Reisen Weitere Angebote - Business Travel - ermäßigte BahnCards - Spar- und Mitfahrerpreise (für Gruppen) - Rail & Fly (Pauschalpreis Bahn und Flug) 6. Besonderheiten bei Auslandsreisen Bei der Planung von Auslandsreisen fallen zusätzliche Aufgaben an: Ø Reisedokumente (Personalausweis, Pass) auf Gültigkeit prüfen Ø Visa beschaffen (spätestens 3 Wochen vor Reisebeginn beantragen); die Visaerteilung (Lichtbild erforderlich) wird im Pass vermerkt – Gültigkeit 3 Monate Ø Impfungen veranlassen bzw. Impfbescheinigung prüfen (zu erfahren über Reisebüro, Botschaft, Gesundheitsamt) Ø Kranken-, Unfall- und Zusatzversicherungen überprüfen Ø Gepäck- und Diebstahlversicherung abschließen Ø Internationaler Führerschein, Auslandschutzbrief, grüne Versicherungskarte bei Geschäftsreise mit dem Pkw Ø Verzeichnis der deutschen Botschaften und Konsulate für den Notfall Ø Zeitverschiebung beachten Ø Ausländische Zahlungsmittel beschaffen und Devistenbestimmungen berücksichtigen. In einigen Ländern ist die Einfuhr von Zahlungsmitteln in der Landeswährung verboten. Ø Sitten und Gebräuche im Ausland in Erfahrung bringen 7.Reisekontenabrechnung Abrechnung der Reisekosten
Abrechnung tatsächliche Kosten oder Pauschalbeträge. Beachten: Vorschriften des Einkommensteuerrechts sowie betriebsinterne Regelungen Abzugsfähige Reisekosten: Ø Fahrtkosten Ø Verpflegungsmehraufwand Ø Übernachtungskosten Ø Nebenkosten Fahrtkosten
Belege über Fahrkarten, Flugtickets, Taxifahrten, Kraftstoff, Mietwagen usw. vorlegen –Fahrtkosten werden nur in der nachgewiesenen Höhe steuerfrei erstattet. Bei der Nutzung eines Kfz können Aufwendungen mit einem Kilometersatz pauschal angesetzt werden (nicht bei Firmenwagen) Fahrtenbuch Das Fahrtenbuch stellt einen belegmäßigen Nachweis der geschäftlich bzw. dienstlich veranlassten Fahrtkosten dar. Das Fahrtenbuch ist daher ordnungsgemäß zu führen, es muss folgende Angaben enthalten: Ø Datum Ø Reiseziel Ø Zweck der Reise Ø Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Reise Ø Gefahrene Kilometer je Reise Ø Tacho-Kilometerstände am Jahresanfang und –ende Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anerkannt. Bei Auslandsreisen gelten für das jeweilige Land unterschiedliche Pauschbeträge für Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Bei diesen Pauschbeträgen findet die Währungs- und Kaufentwicklung des jeweiligen Landes Berücksichtigung. Getrennt von der Pauschalierung sind Geschäftsessen mit Geschäftspartnern abzurechnen. Sie werden nicht bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigt. Für diese Bewirtungskosten verlangt der Gesetzgeber eine maschinell ausgestellte Rechnung, bei der die Speisen und Getränke getrennt und die bewirteten Personen aufgelistet sein müssen. Außerdem ist der Anlass der Bewirtung anzugeben. Übernachtungskosten Die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten können in voller Höhe ersetzt werden. Hierzu muss der Nachweis durch die Rechnung des Hotels, Gasthofs usw. erbracht werden. Liegen keine Belege vor, können die Unterkunftskosten pauschal mit Reisenebenkosten
Reisenebenkosten müssen durch Belege nachgewiesen werden: Ø Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck Ø Beruflich bedingte Telefon- und Telefaxkosten Ø Gebühren für Parkplatz, Garage und Straßenbenutzung Ø Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen Ø Repräsentationskosten, Trinkgelder, Eintrittskarten usw. Für Nebenkosten, für die keine Belege vorliegen, kann der Reisende selbst so genannte Eigenbelege (Trinkgelder, Telefon usw.) ausstellen. 8. Abschlussarbeiten 1. Informationen und Ergebnisse einer Geschäftsreise werden im Reisebericht festgehalten. Abschlussarbeiten
Auswerten der Reiseberichte
Informationen und Ergebnisse schriftlich festhalten (Reise- Aufgaben: Ø Reiseunterlagen (Bestellungen, Verträge, Aktennotizen, Reklamationen usw.) überprüfen und bearbeiten Ø Termine erfassen und überwachen Ø getroffene Vereinbarungen umsetzen Ø Maßnahmen zur Pflege der Geschäftsbeziehungen in die Wege leiten Ø Überarbeitung der Unterlagen Ø betroffene Mitarbeiter informieren Ø Weiterleitung und Ablage des Schriftguts |
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